Ustawa o Prokuratorii Generalnej postanawia, że organy i instytucje państwowe oraz spółki Skarbu Państwa i określone państwowe osoby prawne mają obowiązek uzyskania opinii prawnej PG RP dotyczącej umów o zewnętrzne doradztwo prawne, jeżeli przewidują one ponad 500 tys. zł rocznego wynagrodzenia dla kancelarii albo jeśli nie określają maksymalnej jego wysokości.
Stanowi także, że Prokuratoria może przygotowywać rekomendacje w sprawie wzorów postanowień umownych. W wykonaniu tej kompetencji PG RP w październiku 2023 r. opracowała i opublikowała rekomendacje zawierające podstawowe wskazówki dotyczące formułowania postanowień umów o doradztwo prawne, których projekty opiniuje obowiązkowo. PG zastrzega, że rekomendacje mają charakter doradczy, nie wiążący, a wręcz nie powinny być stosowane automatycznie.
Umowa o doradztwo prawne zdefiniowana jest w rekomendacjach jako umowa, „której przedmiotem są takie czynności jak sporządzanie opinii prawnych, wykonywanie zastępstwa prawnego (m.in. w postępowaniach sądowych, negocjacjach, w ramach czynności windykacyjnych), udzielanie porad, konsultacji prawnych lub podobne usługi prawne”. Rekomendacje odnoszą się m.in. do przedmiotu umowy, jej wykonawców, ich wynagrodzenia, kosztów ponoszonych przez klientów, raportowania, płatności, poufności, konfliktu interesów, odpowiedzialności i kar umownych.
Przedmiot i wykonawcy
PG wskazuje, że umowa powinna określać, czy ma ona charakter ramowy, który zobowiązuje do zawierania umów wykonawczych (zamówień) regulujących konkretne świadczenia czy wprost wykonawczy
Rekomenduje szczegółowe określenie przedmiotu umowy o doradztwo prawne, w tym zakresu czynności doradcy, zwłaszcza jeśli nie jest to umowa ramowa. Nie powinna ona ograniczać się do wymienienia dziedzin prawa, w których świadczone będą usługi, lecz określać formy doradztwa. Zalecane jest precyzyjne określenie przesłanek odmowy przez doradcę przyjęcia zlecenia na konkretną usługę, np. konflikt interesów.
Istotnym elementem umowy powinno być określenie, czy doradca ma świadczyć usługi osobiście, przy pomocy zespołu prawników kancelarii czy z możliwością angażowania osób trzecich. W interesie klienta może być to, by już podczas zawierania umowy „został ustalony zespół prawników, którzy będą wykonywać czynności” doradcy. PG rekomenduje, by „skład zespołu był dostosowany do charakteru umowy i stopnia skomplikowania czynności (np. personel techniczny lub młodsi prawnicy do prostych czynności oraz prawnicy o określonych kompetencjach i doświadczeniu wykonujący bardziej skomplikowane czynności).”
Wynagrodzenie doradcy
Rekomendacje odnoszą się także do kwestii wynagrodzenia ustalonego przez strony w umowie, choć nie do jego wysokości, która „pozostaje poza zakresem opinii Prokuratorii Generalnej”. Ta jedynie zaleca, aby „przyjęty system rozliczeń zapewniał wysoką jakość usług przy adekwatnym koszcie”. To jest możliwe poprzez określenie stawek „adekwatnie do zaangażowania zleceniobiorcy, wiedzy, kompetencji, doświadczenia i stanowiska osób wykonujących poszczególne czynności”. Ich zróżnicowana wysokość powinna zależeć od doświadczenia i kwalifikacji osób świadczących obsługę, np. z zastrzeżeniem, że proste czynności (jak analiza orzecznictwa) będą wykonywać młodsi prawnicy. Warto rozróżnić – radzi PG – „stawki wynagrodzenia za pracę merytoryczną (np. sporządzanie pisma) i za czynności administracyjno-techniczne (np. kserowanie lub kompletowanie załączników)”.
Według PG stosowanie „stawki godzinowej powinno łączyć się z zapewnieniem w umowie, że czynności wymagające najwyższych kwalifikacji i doświadczenia” będą wykonywali prawnicy spełniający te wymagania (np. w sądzie stawi się wskazany adwokat lub radca prawny, określone czynności będą wykonywane przez radcę prawnego/ adwokata).
PG dopuszcza rozliczenie wynagrodzenia na podstawie ustalonego ryczałtu, o ile da się wystarczająco precyzyjnie oszacować zakres danej usługi i czas na jej realizację. Wskazuje, że warto ściśle określić czas pracy, np. czy będą weń wliczone dojazdy. Nie trzeba także rezygnować z wprowadzenia do umowy stawki czasu pracy mniejszej niż godzina (np. za każde rozpoczęte/pełne 15 minut). PG rekomenduje także zapisanie w umowie obowiązku doradcy dokładnego ewidencjonowania czynności związanych z wykonywaniem umowy.
Jeżeli wynagrodzenie jest uzależnione od nakładu/czasu pracy, PG rekomenduje zobowiązanie doradcy w umowie do podania szacunkowego czas pracy przewidzianego na wykonanie danej usługi oraz do jej wyceny. Te warunki muszą być zaakceptowane przez klienta.
PG zaleca także „określenie w umowie maksymalnej kwoty wynagrodzenia za realizację przewidzianych w niej usług np. w ramach bloku usług lub usług wykonanych w danym okresie (np. miesięcznie)”. Przydać się może wtedy zastrzeżenie, by doradca z odpowiednim wyprzedzeniem informował klienta o ryzyku przekroczenia limitu.
PG uważa także za celowe „określenie w umowie ewentualnego stosunku wynagrodzenia do zasądzonych kosztów zastępstwa procesowego, a także zasad rozliczania kosztów zastępstwa (np. czy są należne zleceniobiorcy od momentu ich prawomocnego zasądzenia czy uiszczenia)”.
Koszty i wydatki doradcy
Postanowienia umowy w tym zakresie powinny, według PG, obejmować przede wszystkim katalog tych wydatków (kosztów), które w celu jej wykonania będzie ponosił doradca i które będą mu zwracane, ze wskazaniem ograniczeń, np. w zakresie dojazdów czy noclegów. Umowa może przewidywać, że standardowe koszty realizacji zlecenia (rozmów telefonicznych, kserowania dokumentów) obejmuje wynagrodzenie umowne, czyli nie są one rozliczane odrębnie. Może też wskazywać, że określone koszty będzie pokrywać bezpośrednio klient (np. opłaty sądowe), ale wówczas należy ustanowić procedurę współpracy stron w tym zakresie, w tym obowiązek powiadomienia klienta o konieczności poniesienia kosztu i jego wysokości.
PG sugeruje wprowadzenie do umowy limitu wysokości kosztów, jakie zobowiązuje się pokryć klient, z możliwością jego podwyższenia aneksem za zgodą klienta.
Raportowanie i płatności
PG wskazuje, iż umowa o doradztwo prawne powinna określać zasady współpracy stron przy wykonywaniu usług, w tym obowiązek niezwłocznego przekazywania przez doradcę dokumentów z zakresu zastępstwa procesowego (np. orzeczeń, protokołów rozpraw, posiedzeń przygotowawczych, opinii biegłych).
Uzasadniona jest możliwość zgłaszania przez klienta uwag do treści pism procesowych oraz procedura współpracy w zakresie wnoszenia środków zaskarżenia i podejmowania innych istotnych decyzji procesowych (udział w mediacji, zawarcie ugody), wraz z obowiązkiem przekazywania projektów pism klientowi.
PG rekomenduje zobowiązanie w umowie doradcy do prowadzenia dokumentacji umożliwiającej kontrolę i weryfikację czasu pracy przeznaczonego na jej wykonywanie. Przykładowo mogą to być cykliczne raporty lub sprawozdania z podjętych działań.
Zaleca też zastrzeżenie w umowie, że płatność wynagrodzenia jest dokonywana „na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, do której dołączony zostaje szczegółowy raport (sprawozdanie z wykonanych czynności)”.
Klient powinien zagwarantować sobie możliwość weryfikacji raportów (sprawozdań), np. przez uprawnienie do składania zastrzeżeń, zwłaszcza w razie wątpliwości co do adekwatności nakładu pracy na wykonanie danej czynności. Jeżeli przewidziano warunek wypłaty wynagrodzenia w postaci podpisania albo zatwierdzenia takiego raportu przez klienta, warto zastrzec, że taka akceptacja dotyczy wyłącznie naliczenia wynagrodzenia i nie skutkuje wyłączeniem odpowiedzialności doradcy za nienależyte wykonanie usługi.
Według PG, doradca powinien mieć także obowiązek udokumentowania kosztów (wydatków) poniesionych w celu wykonania usługi. W umowie należy uregulować procedurę ich akceptacji przez klienta, z możliwością zgłaszania zastrzeżeń.
Poufność
Umowa o doradztwo prawne powinna precyzować zakres obowiązku zachowania poufności przez doradcę oraz inne osoby zaangażowane do jej wykonania. Umowa może również precyzować, jakie informacje nie są objęte obowiązkiem poufności. Należy określić krąg osób, którym będą mogły być udostępniane informacje poufne. Umowa może przewidywać obowiązek uzyskania zgody klienta na przekazanie informacji poufnych określonego rodzaju lub określonym kategoriom osób.
PG rekomenduje przyjęcie w umowie przez doradcę odpowiedzialności za zachowanie w tajemnicy informacji poufnych przez jego podwykonawców lub osoby trzecie, z którymi współpracuje przy świadczeniu obsługi. Poufność powinna być zabezpieczona karą umowną z tytułu jej naruszenia.
Konflikt interesów
Umowa powinna zabezpieczać klienta przed skutkami wystąpienia u doradcy konfliktu interesów. PG rekomenduje, aby umowa go zdefiniowała, np. przez odwołanie się do ustaw o radcach prawnych i Prawo o adwokaturze oraz zasad etyki zawodowej w obu profesjach. Doradca powinien w umowie potwierdzić, że taki konflikt aktualnie nie zachodzi. Umowa powinna także przewidywać obowiązek powstrzymywania się od zachowań, które mogłyby skutkować ryzykiem jego zaistnienia. PG sugeruje także przesądzenie w umowie, że doradca ma obowiązek powstrzymania się od świadczenia na rzecz innych klientów usług, które mogłyby powodować konflikt interesów, także poprzez sformułowanie zestawu przykładowych takich konfliktowych sytuacji. Umowa powinna również regulować sposób postępowania w razie stwierdzenia konfliktu interesów podczas jej wykonywania, w tym obowiązek doradcy „podjęcia niezwłocznie działań zmierzających do zabezpieczenia interesów” klienta.
Odpowiedzialność doradcy i kary umowne
Uzupełnieniem odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego mogą być kary umowne. „Typowym elementem umów o doradztwo prawne są klauzule zastrzegające karę umowną. Ich stosowanie jest uzasadnione, ponieważ niewykonanie lub nienależyte wykonywanie usług doradztwa prawnego może mieć dla zleceniodawcy daleko idące negatywne konsekwencje, a jednocześnie wykazanie na zasadach ogólnych wiążącej się z tym szkody w praktyce może rodzić poważne trudności” – stwierdza PG, rekomendując, by umowa zastrzegała, że klient może żądać odszkodowania ponad wysokość zastrzeżonych kar umownych.
W umowach o doradztwo prawne spotyka się klauzule limitujące odpowiedzialność doradcy za szkodę, jaką ponieść może klient w związku z jego usługami. Limit może przykładowo odnosić się do kwoty odszkodowania, jakiego klient będzie mógł dochodzić (ponad wysokość zastrzeżonych kar umownych) lub rodzaju szkody podlegającej naprawieniu (np. ograniczenie odszkodowania do rzeczywistego uszczerbku). Stosowanie takich klauzul – wskazuje PG – nie jest niedopuszczalne. Wymaga jednak każdorazowo oceny skutków ograniczenia odpowiedzialności, m.in. w kontekście rozkładu ryzyk kontraktowych oraz zabezpieczenia się klienta przed wystąpieniem szkody, która nie zostanie mu zrekompensowana.
PG rekomenduje zamieszczenie w umowie wymogu posiadania przez doradcę ubezpieczenia działalności zawodowej od odpowiedzialności cywilnej z sumą gwarancyjną adekwatną do ryzyka. Doradca powinien oświadczyć w umowie, że posiada odpowiednią w tym wypadku polisę OC.
Opracowanie: Ireneusz Walencik
