Czy spory są poważnym ryzykiem biznesowym dla firm? Czy lepsze są sądowe, czy alternatywne metody ich rozstrzygania? Dlaczego, kiedy i jakie kancelarie są wynajmowane do prowadzenia procesów?
Odpowiedzi na te między innymi pytania przynosi badanie „Najnowsze trendy w sporach sądowych” przeprowadzone przez kancelarię Dentons we współpracy z wydawnictwem Harvard Business Review Polska, w którym wzięło udział ponad 200 członków zarządu, dyrektorów działów prawnych i właścicieli przedsiębiorstw.
Z badania wynika, że na drogę sądową kierowanych jest 64 proc. spraw spornych w firmach. Pozostałe rozwiązywane są polubownie: przez ugodę, mediację i arbitraż. 61 proc. ankietowanych stwierdziło, że spory nie hamują rozwoju firmy, pozostali byli przeciwnego zdania.
Wszystkie badane firmy podkreślały, że sprawą podstawową jest unikanie sporów. Dlatego badani szefowie działów prawnych najpierw starają się załatwiać je ugodowo. Znalezienie kompromisu oznacza szybki powrót do współpracy, utrzymanie i poprawę relacji.
Respondenci uznali arbitraż za zdecydowanie szybszy od postępowania sądowego, chociaż nie zawsze szybciej kończący spór ze względu na możliwość zaskarżenia jego wyroku do sądu.
Także skuteczna mediacja bywa szybsza niż proces sądowy.
Jak wynika z badania, metody rozstrzygania sporów alternatywne do sądowej, stają się coraz bardziej popularne. Według respondentów – z powodu długotrwałości procesów (średni czas od 1,5 do 3 lat) i częstej nieprzewidywalności orzeczeń.
Antyprocesowa prewencja
Między innymi z tych względów w przedsiębiorstwach próbuje się różnorodnych narzędzi zabezpieczających przed procesami sądowymi. Dwie trzecie badanych firm, przede wszystkim tych z większym działem prawnym, ma procedury zapobiegania im. Wszyscy badani szefowie tych działów stosują działania prewencyjne. Jednym z nich jest analiza sytuacji rynkowej i finansowej dostawców, klientów i partnerów biznesowych, z odwołaniem się do usług wywiadowni gospodarczych. Innym sposobem jest szczegółowa analiza dokumentów i umów przed ich podpisaniem. Kolejnym jest monitorowanie orzecznictwa organów regulacyjnych w branżach takich, jak finansowa czy farmaceutyczna. Ważnym elementem działań zapobiegawczych, np. w budowlanym procesie inwestycyjnym, są także ubezpieczenia.
Prawie połowa ankietowanych firm (46 proc.) ma strategię prowadzenia sporów, ale 48 proc. jej nie posiada. Strategiami litygacyjnymi dysponuje ponad połowa firm, które prowadzą ponad 9-10 nowych spraw rocznie, odsetek ten maleje do jednej trzeciej wśród tych, które procesują się mniej intensywnie.
Spierać się czy nie spierać
Badanie pokazało, że decyzję o podjęciu sporu o strategicznym znaczeniu dla firmy podejmują jej właściciele (50 proc.)
i zarząd (38 proc.), choć liczą się oni z opinią prawników, a czasem biorą pod uwagę także zdanie menedżerów z działów sprzedaży (dla oceny ryzyka handlowego), finansów (dla prognozy finansowej) , a także technicznego (ze względu na specjalistyczną wiedzę). Dział prawny pytany jest o ocenę zabezpieczenia interesów spółki czy ryzyka dla jej reputacji na wypadek postępowania sądowego. Jego rekomendacja dotycząca wejścia w spór bądź nie, zdaniem badanych, ma istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przy dokonywaniu oceny prawnej sprawdza się, na ile stabilna jest linia orzecznictwa sądowego odnoszącego się do konkretnego rodzaju roszczeń, czy samo roszczenie może być w jakimś elemencie wątpliwe, analizowany jest dostępny materiał dowodowy, identyfikowane są argumenty za podjęciem sporu. Dział prawny rekomenduje postępowanie po przeprowadzeniu takiej analizy.
Powody rozpoczynania sporów
Źródło: „Najnowsze trendy w sporach sądowych”
Szefowie działów prawnych wiedzą, że oczekuje się od nich wskazania najbezpieczniejszych rozwiązań. Ostatecznie badani podkreślali, że dla podjęcia decyzji o wejściu w spór najważniejsze są przesłanki dotyczące stabilnego funkcjonowania biznesu.
W przypadku masowych, standardowych dla danej branży sporów o mniejszym ryzyku, decyzje o wchodzeniu w nie podejmowane są automatycznie, na podstawie z góry ustalonych zasad. Koordynuje to dział prawny opierając się na ogólnej strategii działania, w której jest ustalone, jak prowadzić sprawę i jaki powinien być oczekiwany tego efekt.
Ryzyko większe i mniejsze
Największe zagrożenia i wyzwania związane ze sporami prowadzonymi przez firmy to: koszty i konsekwencje finansowe (39 proc. odpowiedzi), przedłużanie się sprawy sądowej (20 proc. ), utrata reputacji i niejasność prawa (po 15 proc.), niewypłacalność dłużnika (11 proc.), ryzyko przegranej ( 7 proc.).
Największe zagrożenia i wyzwania związane ze sporami prowadzonymi przez firmy
Źródło: „Najnowsze trendy w sporach sądowych”
Zdaniem szefów działów prawnych największe zagrożenia związane są z samym procesem. Dopiero na dalszym planie postrzegają wyzwania biznesowe. Na inne ryzyka wskazują natomiast właściciele i prezesi firm, którzy podkreślają niejasność prawa i wynikającą z tego niepewność co do wyniku procesu i jego wpływu na biznes.
Ryzyko sporów wliczone jest w prowadzenie działalności w branżach szczególnie na nie narażonych (np. ubezpieczeniowej, medialnej, budowlanej) – firmy są do nich przygotowane, mają procedury, toteż nie uważają ich za szczególnie niebezpieczne.
W innych branżach (np. produkcja, sprzedaż dóbr konsumpcyjnych FMCG) sprawy sporne są oceniane jako niegroźne ze względu na ich rzadkość i niewielki ciężar gatunkowy (przeterminowane płatności lub nienależyte wykonanie umowy).
Szefowie działów prawnych dużych korporacji także nie widzą dużego zagrożenia sporami – ich tarczą jest znana marka i pozycja finansowa firmy, która pozwala na angażowanie się w długie i kosztowne procesy.
Zdaniem badanych sprawy sądowe mogą być groźne dla mniejszych firm o słabszej pozycji rynkowej i sytuacji finansowej.
Ankietowani wskazali jednak kilka zagrożeń istotnych nawet dla dużych korporacji. Przeciągające się spory mogą np. opóźniać realizację projektów inwestycyjnych, a niedotrzymanie terminów może być związane z karami i kolejnymi procesami. Wszyscy badani zgodzili się, że groźne mogą być duże spory, w których ogromne odszkodowania lub brak możliwości odzyskania od wierzyciela znaczącej należności mogą zagrażać stabilności finansowej firmy.
Za istotne ryzyko uważane jest także wchodzenie w konflikt z kluczowymi klientami, dlatego w takich sprawach respondenci przede wszystkim szukają możliwości ugody.
Wynik sprawy może mieć też negatywny wpływ na wizerunek i reputację firmy, co zwykle uwidacznia się w dłuższej perspektywie .
Procesów jest więcej
Problemem firm jest zauważalny ogólny wzrost liczby procesów sądowych, choć w jednych branżach ona rośnie (usługi), w innych nie (produkcja). Jedna czwarta badanych twierdzi, że zwiększa się liczba spraw spornych w ich branży, a jedna piąta – że w ich firmie. Zdaniem respondentów wynika to przede wszystkim z coraz większej świadomości klientów, którzy są lepiej wykształceni, dokładniej czytają umowy i chętniej dochodzą swoich praw, oraz z efektów działalności publicznych i prywatnych instytucji powołanych do ochrony interesów tychże klientów (rzecznicy i organizacje konsumentów, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów).
Ilość sporów w ciągu roku wymagających rozstrzygnięcia na drodze sądowej
Źródło: „Najnowsze trendy w sporach sądowych”
W opinii ankietowanych na wzrost liczby sporów wpływa także zwiększająca się liczba kancelarii prawniczych, zwłaszcza tych wyspecjalizowanych w najbardziej narażonych branżach (np. kancelarie odszkodowawcze w ubezpieczeniach, kancelarie podejmujące konsumenckie pozwy grupowe). Wzrost liczby kancelarii litygacyjnych prowadzi nie tylko do zwiększenia liczby spraw, ale również wysokości zasądzanych odszkodowań.
Zdaniem respondentów zdecydowana większość sporów jest efektem pozywania firmy przez dostawców i klientów.
Z kolei liczba wytaczanych przez ankietowane firmy powództw utrzymuje się na niskim i stałym poziomie. Respondenci wskazywali, że wolą tego unikać, co wynika z tego, że dochodzenie praw przedsiębiorstw jest negatywnie postrzegane przez otoczenie biznesowe i społeczne w Polsce. Ujawniane są głównie sprawy dochodzenia roszczeń, w których to firma sama wchodzi w spór (76 proc.), sprawy pracownicze (54 proc.). Co piąta firma (21 proc.) zaskarża niekorzystne decyzje administracyjnych i kontratakuje przeciwko roszczeniom drugiej strony (20 proc.). Firmy zgłaszają także do prokuratury sprawy karne, jednak rzadko – najczęściej dotyczące niepłacących klientów, przestępstw i kradzieży.
Wybieranie kancelarii: jakie, które i dlaczego
Skoro rośnie liczba procesów i wzrasta również liczba kancelarii, to, jak wskazują badani, zwiększa się też częstotliwość współpracy z nimi w prowadzeniu spraw spornych.
W konsekwencji zaostrzyła się rynkowa konkurencja między firmami prawniczymi, co nie ułatwia ich wyboru potencjalnym klientom. Respondenci dzielą kancelarie na dwie grupy: duże, renomowane, o wysokich pozycjach w rankingach i drogie oraz tańsze, wyspecjalizowane w wąskim zakresie. Ta specjalizacja w usługach prawnych jest, zdaniem badanych, postępującym trendem w branży prawniczej. Co trzecia z firm pracuje z co najmniej jedną kancelarią, a prawie połowa wynajmuje od dwóch do pięciu (te specjalistyczne i lokalne).
Jakie były najczęściej wymieniane powody korzystania z zewnętrznej obsługi prawnej?
- Wynajmując kancelarie lokalne można minimalizować koszty udziału prawników w rozprawach poza miastem siedziby firmy.
- Można zakupić tyle usług, ile potrzeba w danym czasie, bez konieczności utrzymywania dużego stałego działu prawnego.
- Specjalizacja i doświadczenie zewnętrznych prawników, tych z mniejszych kancelarii w sprawach rutynowych, a tych z największych i renomowanych – w sprawach złożonych.
- Na etapie przedprocesowym kancelarie są angażowane, aby ewentualnie doprowadzić do uniknięcia procesu, a jeśli się nie uda, to jej prawnicy przynajmniej będą lepiej do niego przygotowani.
Podczas wstępnej selekcji kancelarii zapraszanych do współpracy najważniejsze znaczenie ma ich wizerunek podkreślający profesjonalizm i doświadczenie. W przypadku mniejszych kancelarii liczy się wąska specjalizacja w określonych dziedzinach i doświadczenie w branży równoznaczne ze zrozumieniem biznesu zleceniodawcy. Przy wyborze kancelarii do obsługi dużych spraw znaczenie ma jej pozycja w rankingach i rekomendacje z rynku.
Jakie kryteria wyboru kancelarii wskazują ankietowani?
- Kompetencje zespołu oddelegowanego do prowadzenia sporu (doświadczenie sądowe, znajomość prawa procesowego, i dziedziny, której dotyczy spór).
- Możliwość kontroli wydatków w sytuacji, gdy na rynku wynagrodzenia ryczałtowe coraz częściej zastępują godzinowe.
- Rekomendacja zaprzyjaźnionych firm i osób, które mogą polecić kancelarię lub prawnika.
Ważny jest także wizerunek właścicieli i partnerów renomowanych kancelarii, jako prawników najbardziej doświadczonych w danej dziedzinie, polecanych i wiarygodnych.
Według ankietowanych szefów działów prawnych idealna kancelaria powinna:
- umieć trafnie analizować i oceniać zagrożenia i przewidywane skutki prowadzenia sporu
- być rzetelna w ocenie realnych i istotnych zagrożeń, dawać jasne rekomendacje
- umieć odkrywać „haczyki” procesowe, proponować rozwiązania nieszablonowe
- angażować się w sprawę
- prezentować biznesowe podejście
- posiadać umiejętności komunikacyjne
Badani podkreślali, że od wybranej kancelarii – w ramach samodzielnego przygotowania i realizacji strategii procesowej i odpowiedzialności za jej skutki – oczekują informowania o bieżących postępach w sprawach, pojawiających się zagrożeniach, wspólnej analizy najtrudniejszych przypadków. W ramach takich działań kancelarie powinny: regularnie przedstawiać szczegółowe zestawienia wszystkich spraw, podkreślając, co się zmieniło w stosunku do poprzedniego stanu; na bieżąco szacować ryzyko przegrania sprawy; ewentualnie analizować wspólnie z klientem przebieg i kierunki procesów, uzgadniać argumentację i zgłaszany materiał dowodowy, konsultować najważniejsze decyzje. Na koniec procesu kancelaria powinna go podsumować.
I po procesie
W co trzeciej z badanych firm ( główne tych, co mają własny dział prawny i więcej procesów) analizuje się wpływ sporu na jej działalność, najczęściej w celu identyfikacji popełnianych błędów i wdrażania działań naprawczych, np. wprowadzenia zmian do umów. Ocenia się także jego konsekwencje dla wyników biznesowych i dalszego rozwoju firmy. Analizowane są przyczyny sądowych porażek, także gdy sprawę prowadziła zewnętrzna kancelaria.
*****
W marcu i kwietniu 2016 r. na zlecenie kancelarii Dentons ICAN Institute we współpracy z Harvard Business Review Polska wykonał badanie pośród ponad 200 członków zarządów, dyrektorów działów prawnych i właścicieli przedsiębiorstw. Wyniki badania ilościowego zweryfikowano jakościowym, czyli wywiadami z przedstawicielami przedsiębiorstw. Celem badania było zidentyfikowanie najnowszych tendencji co do liczby i rodzajów spraw spornych w przedsiębiorstwach w Polsce, sposobu ich prowadzenia i rozstrzygania oraz wpływu tych spraw na działalność przedsiębiorstwa.
Komentarze
Wojciech Kozłowski, partner w warszawskim biurze Dentons, współkieruje Praktyką Rozwiązywania Sporów w Polsce i Praktyką Rozwiązywania Sporów w Europie:
Specyfika doradztwa w sporach sądowych i arbitrażowych dynamicznie się zmienia, dziś jego zakres jest zupełnie inny niż 10 lat temu. Postanowiliśmy przyjrzeć się istocie sporów w różnych branżach, aby lepiej zrozumieć, z jakimi wyzwaniami mierzą się klienci i zidentyfikować istotne momenty – bywa, że przełomowe z punktu widzenia danej sprawy, w których możemy wesprzeć naszych klientów. Jednym z obserwowalnych trendów jest chociażby specjalizacja w obrębie spraw spornych dotyczących danej dziedziny aktywności – na przykład w sprawach budowlanych, co zaobserwowaliśmy już jakiś czas temu. W odpowiedzi na to zapotrzebowanie klientów w ubiegłym roku dołączył do nas wyspecjalizowany zespół prawników, zajmujących się obsługą sądowych sporów budowlanych.
Agnieszka Wardak, partner, kieruje Praktyką Postępowań Karnych i Wewnętrznych w warszawskim biurze Dentons:
Kto prowadzi najmniejszą nawet firmę, wie, jaką plagą jest brak zapłaty. Przyczyn nieregulowania płatności może być wiele, wśród nich zdarzają się także oszustwa polegające na zamówieniu towarów czy usług bez zamiaru zapłaty. Zdarzają się też dłużnicy, którzy wyzbywają się majątku, aby uniemożliwić spłacenie wierzycieli. Liczba takich spraw prowadzonych co roku w Polsce jest ogromna – według statystyki policyjnej w 2014 roku stwierdzono około 108 tysięcy przypadków oszustw, w tym finansowych. Zdarzają się w biznesie sprawy karne przeciwko pracownikom, którzy popełniają zwykłe kradzieże, ale i takie, w których skradzione jest cenne know-how albo baza klientów – informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Jeżeli pracownik przed przejściem do nowego pracodawcy kopiuje wrażliwe dane firmy, obiecuje klientom nowe, lepsze ceny, jak tylko przejdzie do konkurencji, to ochrona prokuratora może być dodatkowo niezbędna do postępowania cywilnego. Trudno nie wspomnieć też o sprawach karnych dotyczących produktów podrabianych masowo; dla wielu firm jest to wręcz część ważnej strategii ochrony marki. Z kolei dla ubiegających się o zamówienia publiczne kluczowe może być sięganie po ochronę w przypadkach, gdy konkurenci zdobywają publiczne pieniądze nieuczciwymi metodami, na przykład poprzez umawianie się z zamawiającym, podawanie nierzetelnych informacji o produktach bądź w przypadkach podejrzenia zachowań korupcyjnych.
Patryk Radzimierski, partner, współkieruje Praktyką Rozwiązywania Sporów w warszawskim biurze Dentons:
Wyniki badania i raport pokazują wyraźnie, że angażowanie przedsiębiorstwa w spór sądowy budzi obawy kadry zarządzającej przedsiębiorstw. Czy zawsze słusznie? Umiejętne korzystanie z instrumentów procesowych, jak na przykład zabezpieczenie powództwa, może przynieść nieocenione korzyści, i to jeszcze zanim spór wkroczy w decydującą fazę. Który prezes spółki nie myśli o tym, aby powstrzymać zakazem sądowym agresywną kampanię reklamową konkurenta? Zająć przy pomocy komornika produkcję przeciwnika naruszającego reguły uczciwej konkurencji? Wpisać hipotekę przymusową na nieruchomości niesolidnego kontrahenta zalegającego z płatnościami? Przy wszystkich niedoskonałościach polskiego procesu daje on możliwości, aby zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa trwale i skutecznie. Sztuką jest takie zarządzanie sytuacją sporną, aby nie tylko ograniczyć wynikające z niej elementy ryzyka, ale też dostrzec i wykorzystać pojawiające się w związku z nią szanse i możliwości.
Anna Maria Pukszto, partner, kieruje Praktyką ds. Restrukturyzacji, Niewypłacalności i Upadłości w warszawskim biurze Dentons:
W ciągu ostatnich kilku lat coraz więcej projektów realizowanych przez konsorcja kończy się sporami sądowymi. Spółki tworzące konsorcja coraz częściej angażują zewnętrznych prawników już na etapie przedprocesowym. Antycypując podnoszenie roszczeń lub wytaczanie powództw, których konsekwencją w naszych realiach jest uwikłanie się w toczące się wiele lat postępowania, spółki doceniają wagę przygotowania „przedpola” i rozważnego działania skoncentrowanego na zabezpieczeniu jak najlepszej pozycji. Strategia litygacyjna gwarantująca zwycięstwo polega w głównej mierze na zastosowaniu działań zabezpieczających przećwiczonych w praktyce i adekwatnych do antycypowanych zagrożeń. Rolą zewnętrznych prawników jest wskazanie klientom, jak umiejętnie takie działania przedsięwziąć.
Katarzyna Bilewska, partner, kieruje Praktyką Sporów Korporacyjnych w warszawskim biurze Dentons:
Daleko nam jeszcze do standardów amerykańskich, gdzie tylko niewielki odsetek spraw spornych trafia na wokandę, a większość kończy się ugodą; jednak promocja alternatywnych metod rozwiązywania sporów, takich jak mediacja, może przynieść w przyszłości pożądane efekty. Dziś jednak, jak pokazuje praktyka, nadal sprawdza się truizm, że najlepszą obroną jest atak. To ten przedsiębiorca, który odpowiednio wcześnie i mądrze skorzysta z instrumentów, jakie daje proces, zyskuje na starcie ogromną przewagę taktyczną. Czy zawsze oznacza to uwikłanie spółki w kosztowny i wieloletni spór sądowy? Niekoniecznie. Skłonność ugodowa przeciwnika rośnie przecież wprost proporcjonalnie do poniesionych w walce strat.
Opracowanie: Ireneusz Walencik
